Cách biến AI thành “trợ lý sắp lịch” cho bạn

By huongadmin 11 Tháng 9, 2025 Học AI 0 Comments

Dừng ngay những ngày bận rộn mà chẳng ra kết quả.
90% người dùng ChatGPT lãng phí vì hỏi chung chung — Đây mới là cách biến AI thành “trợ lý sắp lịch” cho bạn

Biến ChatGPT thành trợ lý sắp xếp công việc hằng ngày

• Bước 1: Mở ChatGPT (miễn phí hoặc Plus).

• Bước 2: Dán đoạn sau và chỉnh theo công việc thực tế của bạn:

Bạn hãy đóng vai một trợ lý quản lý thời gian.

Tôi sẽ gửi danh sách công việc trong ngày gồm: [chèn công việc].

Hãy sắp xếp thành lịch trình chi tiết theo nguyên tắc:

(1) Ưu tiên việc quan trọng,

(2) Chèn thời gian nghỉ ngắn,

(3) Giữ lịch trình linh hoạt.

• Bước 3: Gửi cho ChatGPT danh sách công việc của bạn.

Lợi ích:

Bớt áp lực khi phải ôm nhiều việc cùng lúc.

Công việc rõ ràng, dễ kiểm soát tiến độ.

Có thời gian nghỉ ngơi hợp lý, giữ sức khỏe và vẫn hoàn thành mục tiêu.

Dùng Notion AI để quản lý công việc dài hạn

• Bước 1: Tạo một workspace Notion (miễn phí).

• Bước 2: Nhập vào danh sách công việc, deadline và các dự án bạn đang theo.

• Bước 3: Chọn Ask AI → nhập lệnh:

“Hãy phân loại các task này thành nhóm: quan trọng, khẩn cấp, cần ủy quyền, có thể trì hoãn — và sắp xếp theo deadline.”

Kết quả: Toàn bộ việc được chia thành bảng rõ ràng, ưu tiên cụ thể. Bạn chỉ cần làm theo, không còn thấy bị “chìm” trong deadline.

Dùng Motion AI để tự động sắp lịch trong ngày

• Bước 1: Truy cập motionapp.com và tạo tài khoản.

• Bước 2: Nhập toàn bộ công việc cùng deadline (có thể copy từ Google Calendar hoặc Trello).

• Bước 3: Motion AI sẽ tự động sắp thành lịch chi tiết từng giờ, ưu tiên việc quan trọng và khẩn cấp. Nếu bạn lỡ một task, hệ thống sẽ tự động dời sang khung giờ khác.

Kết quả: Thay vì ngập việc tới tối muộn, lịch được tối ưu để bạn kết thúc sớm hơn mà vẫn hoàn thành 100% công việc.

Dùng Trello + AI để quản lý dự án nhóm

• Bước 1: Tạo bảng Trello cho dự án (ví dụ: Marketing, Sales, Sản phẩm…).

• Bước 2: Kích hoạt power-up Planyway AI hoặc kết nối Zapier + ChatGPT để tự động hóa.

• Bước 3: Nhập task cho từng thành viên, AI sẽ:

Ước tính thời gian hoàn thành.

Gợi ý deadline phù hợp.

Cảnh báo khi có nguy cơ trễ tiến độ.

Kết quả: Bảng Trello trở thành “trợ lý quản lý dự án”, tự động báo cáo tiến độ và nhắc deadline từng người, giảm hẳn tình trạng nhắn tin nhắc việc trong nhóm.

Dùng Google Calendar + AI để nhắc việc thông minh

• Bước 1: Kết nối Google Calendar với Zapier hoặc Reclaim.ai.

• Bước 2: Thiết lập AI tự động chèn các thói quen quan trọng (đọc sách, tập thể dục, nghỉ trưa…) xen kẽ với lịch làm việc.

• Bước 3: Bật tính năng nhắc nhở thông minh → AI sẽ gửi thông báo qua email, Slack hoặc điện thoại tùy bạn chọn.

Kết quả: Những việc hay quên được AI nhắc đúng lúc, lịch trình tự động điều chỉnh nếu trùng giờ, giúp bạn duy trì thói quen đều đặn mà không bỏ sót.

Dùng AI tạo báo cáo ngày/tuần tự động

• Bước 1: Thu thập dữ liệu công việc từ Google Calendar, Notion hoặc Trello.

• Bước 2: Kết nối với Zapier/Make → gửi toàn bộ dữ liệu cho ChatGPT.

• Bước 3: Dùng prompt:

“Hãy tổng hợp các công việc tôi đã hoàn thành trong tuần, liệt kê % tiến độ dự án, highlight 3 việc quan trọng nhất, và gợi ý ưu tiên cho tuần sau.”

• Bước 4: Nhận báo cáo súc tích, có thể hiển thị dưới dạng bullet points hoặc biểu đồ.

Kết quả: Thay vì viết báo cáo thủ công tốn hàng giờ, giờ chỉ cần vài phút rà soát bản báo cáo AI tạo, tiết kiệm hàng chục giờ mỗi tháng.

Dùng AI như Personal Coach để giữ kỷ luật

• Bước 1: Mở ChatGPT hoặc Claude, nhập prompt:

“Hãy đóng vai một huấn luyện viên năng suất. Nhiệm vụ: (1) Nhắc tôi hoàn thành từng task đúng giờ, (2) Động viên khi tôi xong việc, (3) Phân tích nguyên nhân nếu tôi trì hoãn.”

• Bước 2: Mỗi sáng gửi danh sách việc → AI tạo kế hoạch + cam kết.

• Bước 3: Cuối ngày cập nhật kết quả → AI phản hồi, phân tích thói quen, đề xuất cải thiện.

Kết quả: Bạn có một “người đồng hành” luôn nhắc và động viên, giúp tăng tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn rõ rệt.